Korzyści płynące z zastosowania outsourcingu
Analiza efektywności outsourcingu opiera się na ocenie i podjęciu decyzji dotyczącej zarówno wyłączeniu lub przyłączeniu danych funkcji działalności gospodarczej będących tematem analizy opłacalności, ze lub do struktury organizacyjnej. Analiza efektywności bazuje głównie na analizie tzw. „kosztów transakcyjnych”. Jak pisze R. Coase „w świecie rzeczywistym zawsze istnieją pewne koszty zbierania informacji, negocjowania umów, ustalania ich ostatecznej wersji, wiążącej treści ,a wreszcie ich egzekucji” . Decyzja o koncentracji usług wewnątrz bądź na zewnątrz firmy powinny opierać się na ustaleniu kosztów transakcyjnych, czyli: kosztów koordynacji, kosztów motywacji i kosztów egzekucji umów. Koszty transakcyjne są wiec kosztami zawierania transakcji z podmiotami zewnętrznymi i są odpowiednikami kosztów zarządzania tymi samymi obszarami w przypadku lokowania tych samych działań wewnątrz przedsiębiorstwa .
Koszty transakcyjne są według teoretyków głównym czynnikiem wpływającym na decyzję o wydzieleniu lub nie wydzieleniu danego obszaru działalności na zewnątrz przedsiębiorstwa.
W praktyce analiza kosztów transakcyjnych prawie w ogóle nie jest brana pod uwagę. Przyczyny tego stanu rzeczy mogą być bardzo różne. Począwszy od krótkiego czasu, jaki jest przeznaczony na podjecie kluczowej decyzji - zlecać czy nie zlecać, a skończywszy na barku kompetentnego personelu do oszacowania takich kosztów.
Korzyści dla firm płynące z prawidłowo prowadzonego outsourcingu informatycznego to między innymi:
- obniżka kosztów uzyskania usługi
- obniżenie poziomu zatrudnienia, z jednoczesnym wykorzystaniem wykwalifikowanego personelu
- elastyczne warunki świadczenia usługi
- dostęp do wiedzy (know-how)
- poprawa jakości usług
- oszczędność czasu menedżerów
- koncentracja na podstawowych usługach
- poprawa jakości produktu
- ograniczenie nakładów niezbędnych do stworzenia i utrzymania działu IT
- krótszy czas reakcji na problemy i obniżone ryzyko przestoju infrastruktury IT
- odciąża różne działy firmy np. zaopatrzenie, rekrutację
- zabezpieczenie przed odejściem z pracy przeszkolonego pracownika
- fachowe doradztwo zewnętrznych, obiektywnych ekspertów
- brak kosztów szkoleń
- niskie koszty rozwiązania zawartej umowy
- gwarancja bezpieczeństwa danych
- zapewnienie ciągłej obsługi firmy, a tym samym wyeliminowanie problemów związanych z czasowym brakiem personelu obsługującego działy IT.
Do powyższych argumentów należy dodać jeszcze jeden, bardzo istotny - firma, która zdecyduje się na zlecenie partnerowi zewnętrznemu części swoich zadań, może skoncentrować się na podstawowej działalności, a nie na czynnościach masowych, czasochłonnych, powtarzalnych, bardziej lub mniej skomplikowanych, które są jednak niezbędne do prawidłowego funkcjonowania spółki. Po co angażować znaczne środki i siły w projekty, które nie są podstawową działalnością firmy, kiedy można taką usługę uzyskać od wyspecjalizowanych dostawców? Dostawcy są gotowi do świadczenia standardowych usług po stosunkowo niskich cenach (na pewno są to niższe koszty niż utrzymywanie własnego działu IT). Są też przygotowani na obsłużenie specyficznych wymagań klienta, choć ten rodzaj usług nie jest najtańszy, bo nie są to tzw. usługi z półki.
Ważniejszą, choć mniej odczuwalną finansowo zaletą jest wzrost bezpieczeństwa infrastruktury IT. Każdy, kto miał kłopoty z niesprawnym systemem informatycznym, wie, że korzyści z systemu działającego sprawnie są nie do przecenienia. Outsourcing zapewnia taki spokój. Jest on dla firm, które mają świadomość istnienia tego rodzaju usług - sęk w tym, aby dostrzec szanse udoskonalenia swojej działalności właśnie dzięki outsourcingowi. Plus to jakość uzyskanych usług, minus - konieczność zmiany w przedsiębiorstwie, które ma postrzegać IT jako dostawcę usług, a nie balast kosztowy firmy.